Region of the Month: December 2008
PPSDMS Regional 3 Yogyakarta:
Tiga Kali Meraih Predikat “Region of the Month,” Regional Terbaik PPSDMS
Sejak masa pembinaan peserta PPSDMS angkatan IV dimulai bulan Agustus 2008 lalu, pemilihan regional PPSDMS terbaik, atau peraih predikat “Region of the Month” sudah ditradisikan. Dari kelima regional PPSDMS, baru Regional 1 Jakarta dan Regional 3 Yogyakarta yang berhasil meraih predikat tersebut. Skor sampai saat ini 3-2 untuk kemenangan Yogyakarta. Artinya PPSDMS Regional 3 telah berhasil mencatat hattrick tiga kali menjadi “Region of the Month,” yaitu pada bulan September, November, dan Desember 2008. Sedangkan pada bulan Agustus dan Oktober gelar tersebut direbut oleh PPSDMS Regional 1 Jakarta. Gelar terakhir di bulan Desember 2008 yang lalu diraih oleh Yogyakarta dengan indeks kinerja 0,9114, mengalahkan “kuda hitam” PPSDMS Regional 5 Bogor (0,9032) dan “pesaing abadi” PPSDMS Regional 1 Jakarta (0,8776).
PPSDMS Yogyakarta memang mencatat torehan prestasi yang luar biasa. Dari sisi kualitas proses pembinaan, Yogyakarta merupakan regional PPSDMS pertama yang berhasil mencapai compliance terhadap standar manajemen asrama ≥ 90% dan kemudian terus mempertahankannya. Di bulan September PPSDMS Regional 3 meraih skor compliance 91,04% (rata-rata PPSDMS 84,13%), di bulan Oktober 92,02% (rata-rata 84,66%), di bulan November 95,70% (rata-rata 91,70%), dan di bulan Desember 91,98% (rata-rata 91,96%). Skor compliance yang tinggi tersebut menunjukkan bahwa PPSDMS Yogyakarta berprestasi luar biasa dalam aspek manajemen peserta, manajemen program-program pembinaan, manajemen fasilitas asrama, dan pemenuhan standar-standar internal Bidang Program.
Namun PPSDMS Yogyakarta tidak hanya unggul dalam aspek proses. Dalam hal output pun mereka tidak diragukan kualitasnya. Arya Budi (Ilmu Pemerintahan FISIPOL UGM 2007) pernah meraih predikat peserta terbaik PPSDMS, “National Young Leader of the Month” pada bulan September 2008 dengan raihan skor kinerja tertinggi. Para peserta PPSDMS Yogya juga selalu mencatat skor kinerja rata-rata yang cukup tinggi, yaitu peringkat kedua di bulan Agustus, serta peringkat pertama bulan September, Oktober, November, dan Desember. Paling tidak hal ini menunjukkan bahwa semangat menjadi yang terbaik, fastabiqul khairat, sudah merata dalam diri para peserta PPSDMS Yogya.
Apa yang membuat PPSDMS Yogyakarta berhasil menorehkan prestasi emas tersebut? Faktor Pengurus Regional tentunya sangat mendasar. Duet Dr. M. Waziz Wildan (Pembina Regional) dan Muhammad Reza Ikhwan (Manajer Asrama) memang sangat kompak, di samping benar-benar fokus dan bersungguh-sungguh. Bahkan di tengah kesibukannya yang padat di Fakultas Teknik UGM dan beberapa amanah lainnya, Pak Waziz selalu menyempatkan diri untuk menyelenggarakan Rapat Pengurus Regional setiap pekan dan menghadiri Rapat Keluarga (pertemuan dengan para peserta PPSDMS) setiap bulan. Dalam Rapat Pengurus Regional Pak Waziz memberikan perhatian yang mendalam, bahkan ikut terlibat cukup detil, dalam membahas dan mencari penyelesaian dari masalah-masalah di Regional 3. Sementara itu, dalam Rapat Keluarga, sebagai Pembina Regional Pak Waziz secara terbuka mendengarkan dan merespon keluhan, komentar, dan masukan dari para peserta. Di samping itu Pak Waziz juga biasanya menggunakan kesempatan tersebut untuk memberikan apresiasi atas kinerja para peserta, misalnya dengan menyampaikan Sertifikat “Young Leader of the Month.”
Reza, nama pangglian Muhammad Reza Ikhwan, Manajer Asrama PSPDMS Regional 3, memang sosok manajer yang cukup profesional dengan talenta yang relatif lengkap. Di satu sisi, Reza cukup terampil membangun sistem. Di sisi lain, Reza juga cukup piawai memimpin para peserta PPSDMS di regionalnya untuk berlari bersama-sama menggapai puncak prestasi. Beberapa waktu yang lalu, sebagai bagian dari tugas kurikulum Training Pengembangan Diri (TPD) dengan topik “Manajemen sebagai Paradigma Berpikir,” para peserta PPSDMS Yogyakarta telah melakukan suatu survei internal mengenai kualitas manajemen asrama. Salah satu aspek yang digali dalam survei tersebut adalah penilaian para peserta mengenai kualitas Manajer Asrama mereka. Ternyata 90% responden menilai bahwa Manajer Asrama Regional 3 telah menunjukkan kinerja yang baik dalam menata jadwal pembinaan, menyiapkan pemateri untuk berbagai kurikulum regional, menegakkan disiplin, dan menasehati peserta. Di samping itu, 72% responden telah merasakan peran nyata Manajer Asrama mereka sebagai coach, counselor, mentor,dan facilitator. Dan jika kita melihat Regional 3 sebagai salah satu regional PPSDMS yang paling disiplin tidaklah mengherankan, karena 72% peserta menilai bahwa Reza telah cukup tegas menanamkan kedisiplinan. Reza juga dipandang sebagai Manajer Asrama yang cukup responsif dalam memenuhi kebutuhan fasilitas asrama. Namun demikian tetap terdapat area of improvement, karena baru 48% peserta yang menganggap Reza sebagai teman dan merasa nyaman berbincang-bincang dengannya. Di samping itu, 75% peserta menilai bahwa hubungan mereka dengan Manajer Asrama belum cukup dekat. Hasil survei internal ini secara umum sejalan dengan hasil Survei Persepsi Peserta yang pernah diselenggarakan oleh Pengurus Pusat pada bulan November 2008 yang lalu. Dalam survei tersebut peserta PPSDMS Regional 3 memberikan skor 8,20 untuk aspek kepemimpinan Manajer Asrama, peringkat kedua dari lima Manajer Asrama, dan peringkat kedua dari 18 dimensi kualitas yang dinilai untuk PPSDMS Yogyakarta.
Dari sisi peserta, salah satu kunci keberhasilannya mungkin adalah kokohnya emotional bonding dan sense of ownership. Survei internal yang dilakukan menunjukkan bahwa bagi 90% peserta, PPSDMS adalah sebuah keluarga. Di samping itu, 79% peserta menganggap bahwa forum-forum Rapat Keluarga yang dilaksanakan selama ini sudah cukup efektif sebagai wadah komunikasi di antara mereka. Sangat wajar jika kemudian siapapun yang berkunjung ke Asrama PPSDMS Regional 3 akan disambut oleh suasana guyub (akrab, hangat) yang sangat kental dan alamiah. Canda tawa adalah warna yang menonjol, tanpa kehilangan disiplin dan semangat bekerja keras.
Di suatu pagi penulis sempat “nguping” pelaksanaan Apel Pagi di Asrama PPSDMS Yogya. Demikian seriusnya apel tersebut dilaksanakan, sampai-sampai Komandan Apel diperintahkan mengulang laporan kepada Pembina Apel berkali-kali karena data kehadiran peserta yang disampaikannya tidak akurat. Demikian seringnya pengulangan tersebut, sampai kemudian Pembina Apel memerintahkan seluruh peserta untuk melaksanakan hukuman push-up bersama-sama. Penulis juga pernah melihat bagaimana peserta PPSDMS Yogya meminta izin kepada Manajer Asrama untuk tidak mengikuti kegiatan. Ternyata izin tersebut tidak diperoleh dengan mudah. Peserta yang bersangkutan harus berargumentasi untuk menyakinkan Manajer Asrama bahwa alasan izinnya benar-benar urgen. Itupun tidak semua peserta kemudian dizinkan. Namun tidak terlihat kekecewaan dari para peserta tersebut. Hasil survei internal memang menunjukkan bahwa bagi 69% peserta aturan-aturan yang ada tidak sukar untuk dipenuhi. Bahkan 76% peserta menganggap bahwa berbagai standar dan peraturan yang berlaku di asrama secara positif mendukung pencapaian tujuan-tujuan pribadi mereka.
Mungkin belum banyak yang tahu bahwa PPSDMS Regional 3 Yogyakarta merupakan regional PPSDMS yang memiliki jadwal yang terpadat. Dalam catatan Pengurus, PPSDMS Yogya memiliki banyak sekali program lokal, antara lain Kajian Islam dan Akhlak (KIA), Kajian Islam dan Sosial (KIS), Fun with English, dan Sharing Alumni. Namun ternyata tingkat ketidakhadiran peserta PPSDMS Yogya dalam mengikuti kegiatan-kegiatan yang sedemikian padat itu relatif rendah, yaitu rata-rata hanya 9,14% dari seluruh kasus ketidakhadiran. Di samping itu, tingkat partisipasi peserta dalam mengikuti kegiatan pembinaan mencapai 97%.
Untuk keempat regional PPSDMS yang lain, Jakarta, Bandung, Surabaya, dan Bogor, apakah PPSDMS Yogyakarta akan terus dibiarkan melaju sendirian di depan? [am]
