Memanfaatkan Knowledge Management di PPSDMS
Oleh: Achmad Zaky Syaifudin
Knowledge Management (KM) memang bukan barang baru saat ini. Keberadaannya sudah diakui sebagai disiplin ilmu mulai tahun 1995. Namun belum banyak perusahaan dan instansi-instansi di Indonesia yang mampu mengimplementasikannya agar memberikan keunggulan kompetitif tersendiri. KM tidak bisa dilepaskan dari dua hal, yaitu Teknologi Informasi dan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).
PPSDMS sebagai lembaga yang bergerak dalam pengembangan sumber daya manusia strategis tentunya perlu mengkaji lebih dalam tentang KM. Hal itu bertujuan untuk mendapatkan yang SDM terbaik. Mungkin bukan competitive advantage yang dijadikan sasaran, jika PPSDMS mengimplementasikan KM, mengingat posisinya sebagai lembaga sosial nonprofit tak perlu mendefinisikan kompetitor yang mengancam, walaupun ada sejumlah lembaga yang bergerak dalam bidang yang sama. Dalam konteks sosial, berbeda dengan bisnis, yang berlaku adalah prinsip fastabiq al khairat (berlomba-lomba dalam kebaikan). Akan tetapi, PPSDMS harus menjadi learning organization agar visinya tercapai. Bukan main-main memang visi yang ingin dicapai PPSDMS, yaitu mencetak pemimpin-pemimpin masa depan sesuai yang kriteria yang telah ditentukan.
PPSDMS terlihat telah berusaha menerapkan KM secara khas, namun masih dalam skala kecil. Misalkan, pemberian kritik dan saran oleh peserta atau supervisor. Kemudian pencatatan resume materi oleh peserta PPSDMS. Akan tetapi, ada beberapa temuan yang menarik yaitu, belum adanya manajemen yang bisa menjaga akumulasi pengetahuan dari materi dan acara yang telah diselenggarakan. Contoh kasus, pemateri PPSDMS di masing-masing regional, saya tidak yakin seluruh peserta mengingat materi-materi yang telah diberikan oleh narasumber di tiap-tiap regional. Untuk itu diperlukan manajemen terhadap pengetahuan yang didapatkan dari masing-masing narasumber, sehingga ilmu pengetahuan yang telah mengalir dalam PPSDMS tetap terjaga sampai akhir hayat.
Contoh konkrit lain adalah menyimpan slide presentasi yang telah diberikan oleh narasumber. Bisa saja PPSDMS menambahkan fitur ke dalam portal resminya, sehingga masing-masing regional bisa meng-upload setiap slide atau makalah yang diberikan pemateri. Harapannya, dengan adanya sistem informasi tentang materi-materi yang telah diberikan di PPSDMS, maka seluruh peserta di lima kota dapat mengakses kembali materi tersebut, bila mereka ingin me-refresh pengetahuan yang pernah didapatkan.
Selain untuk keperluan internal PPSDMS, manajemen pengetahuan yang dilakukan bisa juga dimanfaatkan untuk keperluan eksternal. Misalkan saja, seluruh materi presentasi di-publish untuk umum. Hal itu akan menambah manfaat dan pengaruh bagi masyarakat umum. Di era teknologi informasi saat ini, informasi atau pengetahuan bisa tersebar ke berbagai belahan dunia dalam waktu yang sangat singkat. Fenomena ini terjadi melalui medium Youtube (portal video gratis), Wikipedia (kamus online), Google (mesin pencari informasi), dll.
Youtube merupakan situs yang memungkinan kita untuk memasukkan (upload) dan mengambil (download) video dari berbagai pengguna internet di seluruh dunia. Layanan Youtube telah membuktikan bagaimana sebaran pengetahuan itu tidak dibatasi ruang dan waktu. Hal yang sama juga terjadi dalam situs TED (Technology, Education and Design), yaitu sebuah konsorsium di Amerika Serikat yang setiap pekan mengadakan kuliah bertaraf internasional. Di TED, para pemimpin, inovator, dan pelaku perubahan di seluruh dunia berbicara secara berkala. Kemudian hasil rekaman video kuliah tersebut dipublikasikan di internet (www.ted.com). Kini petani di pinggiran kota di India atau anak jalanan di pinggir kota Jakarta pun juga bisa mengikuti kuliah tersebut. Asal mereka mampir ke warnet.
Suatu fenomena yang jarang sekali terjadi beberapa puluh tahun yang lalu. Kuliah online ini tidak hanya terjadi di Youtube ataupun TED, namun beberapa pihak lain mulai menggarap hal ini secara serius. Google pun kini juga telah memiliki GooglePlex (http://video.google.com/googleplex), di situ juga kita bisa mengikuti kuliah orang-orang penting di seluruh dunia dari bidang teknologi, sosial, politik, hukum, ekonomi, dll.
Fenomena-fenomena di atas dalam lingkup kecil bisa digolongkan dalam knowledge management yang memang pantas untuk diterapkan oleh PPSDMS. Ada tiga ukuran dalam menilai suatu teknologi informasi, dalam hal ini TI sebagai salah satu aspek KM, yaitu sebarannya, lama penyimpanannya, dan kecepatan ketersampaiannya. Slide materi bila tidak dipublikasi di internet tentu akan menjadi sampah file di komputer kita yang sudah pasti memiliki sebaran yang sangat sempit. Dengan mempublikasikannya untuk umum, maka materi-materi tersebut telah memberikan nilai tambah.
Perekaman video pada setiap materi di PPSDMS tentunya akan menambah lama waktu penyimpanannya. Sangat mungkin sekali materi yang diberikan oleh Bapak Arifin Panigoro, sebagai contoh, masih tetap terjaga 100 tahun yang akan datang dalam bentuk video. Selain juga video ini bisa kita publish di internet, sehingga seluruh pihak di seluruh dunia (minimal di pelosok Indonesia) bisa mengakses video ini dimanapun dan kapanpun lewat internet. Sehingga pihak lain di luar PPSDMS pun akan mendapatkan manfaat pembinaan, khususnya bagi para pemuda. Harapannya, setiap anak negeri dan pemuda Indonesia juga bisa menjadi target PPSDMS untuk mencapai visinya, yaitu mencetak pemimpin masa depan, lewat video materi dan kuliah yang pernah diberikan oleh PPSDMS. Walaupun mereka tidak sempat bergabung dalam pembinaan di asrama. ***
*) Peserta PPSDMS Regional II Bandung, mahasiswa Teknik Informatika ITB.
